Kwalificatie vertrouwenspersoon en klactencommissie

Het is belangrijk dat vertrouwenspersonen en leden van de klachtencommissie voldoende gekwalificeerd zijn om hun taak goed te kunnen vervullen. Belangrijke aandachtspunten zijn:

• voldoende werk- en levenservaring;
• de juiste opleiding/scholing;
• voldoende ruimte en positie in de organisatie.

Lees meer op de website van de Rijksoverheid

Taken van een vertrouwenspersoon

De taken van een vertrouwenspersoon kunnen bestaan uit de volgende werkzaamheden:

• Eerste opvang verzorgen van werknemers die zijn lastiggevallen en die hulp en advies nodig hebben.
• Nagaan of een oplossing in de informele sfeer mogelijk is.
• Het slachtoffer informeren over andere oplossingsmogelijkheden, zoals klachtenprocedures.
• Desgewenst begeleiden, als de werknemer de zaak aan de orde wil stellen bij een klachtencommissie of leiding van een onderneming.
• Doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties, bijvoorbeeld een mediator.
• Voorlichting geven over de aanpak van ongewenst gedrag.
• Leidinggevenden en management adviseren en ondersteunen bij het voorkomen van ongewenst gedrag.
• Gevallen van ongewenst gedrag registreren.

Een vertrouwenspersoon heeft een geheimhoudingsplicht en gaat altijd vertrouwelijk om met de informatie van werknemers.

Aandachtspunten

• Afhankelijk van de samenstelling van het personeelsbestand kan de organisatie ervoor kiezen om meerdere vertrouwenspersonen aan te stellen. Let hierbij op geslacht, leeftijd en/of afkomst, zodat het slachtoffer terecht kan bij iemand bij wie hij zich het best op zijn gemak voelt.
• Zorg dat de vertrouwenspersoon de organisatie goed kent en dat hij gemakkelijk toegankelijk is voor de werknemers.
• Geef de vertrouwenspersoon een afsluitbare eigen kamer.
• Hanteer als instelling duidelijk beleid tegen ongewenst gedrag en geef zelf het goede voorbeeld. Voorkomen blijft immers beter dan genezen.

Aanstellen vertrouwenspersoon

U kunt, in overleg met de ondernemingsraad, kiezen voor een interne of externe vertrouwenspersoon:

• buiten het bedrijf: bijvoorbeeld via de arbodienstverlener of brancheorganisatie;
• binnen het bedrijf: een eigen medewerker die wordt opgeleid tot vertrouwenspersoon of speciaal hiervoor is aangesteld (vooral bij grote organisaties).

Het is niet verstandig om, naast hun reguliere taak, een bedrijfsmaatschappelijk werker of personeelsfunctionaris aan te stellen als vertrouwenspersoon. Dit kan conflicten in de reguliere taken tot gevolg hebben.