Melden en registreren
Sociale veiligheid – Afhandeling
Een incidentenregistratie is een belangrijk instrument om het veiligheidsbeleid in een instelling te ondersteunen en te evalueren. Om incidenten te registreren zijn al diverse systemen ontwikkeld.
Normen en wetgeving
Alle organisaties waar 50 of meer mensen werken, moeten een klokkenluidersregeling hebben. Hierin staat hoe de werkgever omgaat met meldingen van een vermoeden van een misstand. In de wet is vastgelegd wat hier in ieder geval in moet zijn opgenomen:
- op welke manier met de interne melding wordt omgegaan;
- wanneer er sprake is van een misstand (op basis van de wettelijke definitie daarvan);
- bij welke functionaris een interne melding moet worden gedaan;
- dat u vertrouwelijk met de melding omgaat als de melder aangeeft dat hij dat wil;
- dat uw werknemer een adviseur in vertrouwen mag nemen om advies in te winnen.
Wie vóór 1 juli 2016 al een klokkenluidersregeling had, moet deze aanpassen aan de nieuwe wet.
Van melden naar registreren
Op instellingsniveau kunt u de volgende punten als leidraad gebruiken om afspraken vast te leggen:
- Zorg voor een laagdrempelige procedure.
- Geef aan dat melden verplicht is.
- Geef aan wat gemeld moet worden.
- Geef aan wanneer gemeld moet worden.
- Geef aan hoe gemeld moet worden.
- Maak afspraken over de meldingsprocedure.
- Maak afspraken over het beheer van het incidentenregister.
- Maak afspraken over analyseren en terugkoppelen.
Klachtencommissie Bve
Elke onderwijsinstelling moet op grond van de cao een klachtenregeling hebben, waarin is opgenomen bij welke klachtencommissie de school of instelling is aangesloten. De klachtencommissie behandelt de klachten die zijn ingediend tegen de school of instelling of daarbij betrokken personen of instanties, zoals ouders, leerlingen, deelnemers, personeelsleden, bevoegd gezag, instellingsbestuur, vrijwilligers, enzovoort.
Voor de mbo-sector geldt dat bij de klachtencommissie in ieder geval klachten kunnen worden ingediend die betrekking hebben op seksuele intimidatie, geweld, rassen- en andere vormen van discriminatie. Andere klachten kunnen alleen aan de commissie worden voorgelegd als de klachtenregeling van de instelling in die mogelijkheid voorziet.
Het is zaak dat de klachtencommissie beschikt over een adequaat reglement voor het behandelen van klachten, dat ook is toegespitst op delicate kwesties rond ongewenste omgangsvormen. De klachtencommissie moet getraind zijn in het zorgvuldig afhandelen van klachten. In de training staat het werken met het reglement van de klachtencommissie centraal.